Le 25 mai 2018, le règlement général sur la protection des données (RGPD) entrait en vigueur. Il s’agit de la nouvelle législation sur la protection de la vie privée visant à mieux protéger les données personnelles des citoyens européens. Depuis le 1er mai 2018, nous avons introduit une politique de confidentialité adaptée de façon à ce que vous soyez informé, comme le RGPD l’exige, sur le traitement de ces données dans le cadre de nos activités.

Nous accordons donc beaucoup d’importance à la protection de votre vie privée et de vos données personnelles. EVA Motors (y compris sa filiale AUTO dating) collecte et traite les données à caractère personnel de ses clients à des fins de gestion de la clientèle et des commandes (notamment administration des clients, suivi des commandes/livraisons, facturation, marketing et envoi de publicité personnalisée).

Qu’advient-il de ces données que nous traitons dans le cadre de nos prestations de service? Nous tenons à vous en informer de manière transparente.

EVA Motors (y compris la filiale AUTO dating) s’engage à traiter vos données à caractère personnel conformément à la règlementation du 27/04/2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD). EVA Motors et sa filiale AUTO dating sont repris, dans la présente déclaration, ensemble, sous le nom d’EVA Motors.

Quelles données sont traitées ?

Les données que EVA Motors traitera, dans le cadre des finalités citées ci-après sont les données suivantes : 

  • Votre nom, prénom, sexe, numéro de registre national, date de naissance, langue de correspondance, 
  • Votre adresse, numéro de téléphone, adresse courriel,
  • Des renseignements sur votre entreprise, votre employeur et/ou vos revenus si vous sollicitez des renseignements/une demande dans le cadre d’un leasing ou d’un achat à des fins professionnelles,
  • De même pour votre situation maritale, si vous sollicitez un financement, leasing ou achat professionnel,
  • Vos coordonnées bancaires, 
  • Les coordonnées de votre organisme assureur,
  • Des informations sur le véhicule actuel ou précédent (si reprise d’un véhicule) (y compris numéro de châssis du véhicule, la plaque d’immatriculation, le modèle, l’âge, le kilométrage). 
  • Vos canaux préférentiels pour les contacts dans le cadre des services/demandes sollicités et concernant les actions marketing. 

Nous recueillons des données à caractère personnel sur le site web d’EVA Motors, d’AUTO dating et/ou de tout autre nom de domaine redirigeant vers ces sites WEB :

  • Lorsque vous remplissez des formulaires lors de votre utilisation ou de votre inscription sur le site Web (par exemple : si vous vous inscrivez via un formulaire ou pour une demande de brochure, pour réserver un essai routier, planifier un entretien ou demander une offre pour des produits ou services que vous offrons). 
  • Automatiquement grâce à l’utilisation de cookies ou de technologies similaires.

Notez que nous ne traitons pas de données dites « sensibles », à savoir des données qui porteraient notamment sur l’origine raciale ou éthique, sur nos options politiques, vos convictions religieuses et/ou philosophique, votre vie et/ou votre orientation sexuelle, ou encore votre santé. 

Qui traitera vos données et dans quelles finalités ?

Dans le cadre de la gestion de la relation contractuelle et/ou précontractuelles et des services qui en découlent :

  • L’utilisation des coordonnées téléphoniques pour prévenir le client de la réalisation de travaux opérés (ou à opérer) sur le véhicule,
  • L’utilisation des données pour l’établissement et l’émission de factures et/ou de bons de commande,
  • La communication avec des organismes assureurs dans le cadre de la conclusion d’un contrat,
  • La communication avec les organismes de crédits, dans le cadre d’un crédit,
  • La gestion de la facturation interne,
  • La planification d’entretien, d’interventions mécaniques ou réparations de carrosseries (ou tout autre service),
  • La gestion administrative générale liée aux données des clients et/ou à leur véhicule, 
  • Toutes autres actions découlant de nos services.

Aux fins pour lesquelles le client et/ou le prospect a donné son consentement :

  • L’utilisation de l’adresse email, de SMS ou de courriers postaux pour recevoir des informations (marketing) sur des produits, des newsletters, des évènements, des campagnes, des actions promotionnelles,…
  • L’utilisation des noms, prénoms, email, coordonnées téléphoniques ou autres pour fournir une information, une aide ou un support dans le cadre de la bulle de discussion présente sur nos sites ou via le formulaire de demande de contact.

Pour satisfaire aux dispositions légales ou règlementaires auxquelles nous sommes soumis :

  • Communication des données aux Autorités lorsque nous y sommes tenus,
  • Ou autre acte auquel nous serions tenus.

Lorsque nous avons un intérêt légitime dans l’action :

  • Pour le rappel d’un rendez-vous planifié en nos établissements,
  • Pour l’amélioration de nos produits et/ou de nos services, dans le cadre d’enquêtes de satisfaction, notamment,
  • Concernant la planification d’un essai routier,
  • Dans le cadre de l’exécution de toutes actions entrant pour le bon fonctionnement de l’entreprise et de l’analyse de ses activités,

Eventuellement et occasionnellement :  utilisation de vos données (nom, prénom, coordonnées téléphoniques et email), dans le cadre d’un concours pour la communication des résultats aux personnes concernées.

Les tiers et/ou sous-traitants qui seraient amenés à apporter un service sont également soumis au RGPD et doivent se conformer à celui-ci. 

Combien de temps seront conservées vos données ?

Les données à caractère personnel traitées à des fins de gestion de la clientèle seront conservées durant le délai nécessaire pour satisfaire aux exigences légales (notamment sur le plan de la fiscal). 

EVA Motors stockera des données personnelles pour une période de 7 ans.

Les archives, qui concernent la facturation, seront quant à elle stockées durant une durée de 10 ans. 

Après la période de conservation, les données seront détruites : les données figurant sur une version papier seront broyées par machine ; les données sur supports informatiques seront supprimées dudit support de manière définitive. Les archivages et suppressions de données  seront réalisés une fois par an.

Puis-je consulter/rectifier mes données à caractère personnel ?

  • Vous avez à tout moment le droit de consulter vos données à caractère personnel et pouvez les (faire) rectifier si elles sont incorrectes ou incomplètes, les faire supprimer (droit à l’oubli) et en limiter le traitement.
  • Le client a, en outre, le droit d’obtenir une copie (dans un format structuré, courant et lisible) de ses données à caractère personnel et de les faire envoyer à une autre société.
  • Le client a le droit de s’opposer gratuitement à tout traitement de ses données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Vous disposez également du droit de rectifier vos données à tout moment. 
  • Le client reconnait avoir été informé de la possibilité de disposer de l’ensemble des dispositions prises par EVA Motors, dans le cadre du RGPD, soit en version papier et/ou en version informatique et/ou via le site WEB.

Mes données sont-elles transmises à des tiers ? 

Vos données ne seront en aucun cas, ni vendues, ni données, ni échangées à des tiers.

En cas de réorganisation complète ou partielle, de transfert de nos activités ou de sous-traitance, il est possible que les données soient transférées à de nouvelles entités ou à des tiers avec lesquels nous collaborons. Les efforts que cela implique seront réalisés afin que vous en soyez informé(e).

En cas de nécessité, il est possible que vos données soient communiquées à des organismes tiers (voir finalités). C’est notamment le cas pour des financements, demandes d’assurances, demande de leasing,… Ces tiers sont également tenus par le respect des dispositions légales.

Qu’en est-il concernant les campagnes publicitaires, actions marketing et promotions d’évènements ? Puis-je retirer mon consentement ?

Les données personnelles seront également utilisées pour le marketing direct.

Si vous êtes déjà inclus dans notre liste de diffusion pour recevoir des documents marketing sous forme papier et/ou électronique, nous pouvons utiliser vos données pour l’envoi de documents marketing et autres concernant nos produits et/ou services. Nous pouvons utiliser les informations que vous fournissez pour mettre à jour nos données et/ou documents stockés. 

Ce consentement peut être retiré à tout moment sans raison et gratuitement en cliquant sur le lien de désabonnement prévu sous les emails promotionnels. 

A tout moment, vous pouvez manifester votre volonté de retirer votre consentement par l’envoi d’un courriel à l’adresse suivante : rgpd@autodating.be, ou par courrier à l’attention de :

Mr. Julien THIRION
EVA Motors
Chaussée de Charleroi, 34
1360 Thorembais-St-Trond. 

Vous disposez également du droit de rectifier vos données.

En cas de questions ou de préoccupations concernant la présente déclaration, vous pouvez également prendre contact avec Mr. Julien THIRION (cf coordonnées jointes). 

Notre souhait est d’être votre partenaire privilégié en respectant la protection de vos données.
Grâce à celle-ci nous sommes en mesure de pouvoir rester en contact avec vous et vous offrir le meilleur service suivant vos besoins.

Bien à vous,

L’équipe
AUTO dating

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